Uma clínica que funcione perfeitamente, sem perder tempo e clientes é o sonho de todo médico. Mas para isso, é necessário que ele otimize a gestão do consultório.
Sabemos que administrar seu consultório médico com eficiência maximiza a produtividade (não é isso que todos buscamos?). Não apenas isso, mas as práticas eficientes são estatisticamente mais lucrativas do que as menos eficientes.
Por isso, investir na otimização dos processos é essencial para todos que querem ver mais pacientes satisfeitos no seu consultório. Para saber mais sobre isso, confira o artigo a seguir.
Automatize
A tecnologia é uma das maiores amigas de uma prática médica eficiente e para que você otimize a gestão do consultório. Feito da maneira certa, a tecnologia pode eliminar erros, melhorar o acesso do paciente e economizar tempo.
A tecnologia agora pode automatizar muitas tarefas demoradas, como lembretes de compromissos, agendamento e consultas, relatórios e muito mais. Dito isso, é fundamental que todos no consultório estejam totalmente treinados e mentalmente a bordo com qualquer nova tecnologia. Se não for usada em todas as suas vantagens, a tecnologia pode realmente retardar as coisas. Por isso, não desperdice os benefícios da tecnologia.
Use uma ferramenta de agendamento online. A implementação de uma ferramenta de agendamento digital online em tempo real, onde os pacientes podem agendar suas próprias consultas, ajudará a reduzir significativamente o tempo de telefone desperdiçado no agendamento e remarcação de consultas. Use a comunicação no consultório para ajudar os pacientes a tomarem conhecimento da opção de reservar online. Ao otimizar a gestão do consultório médico, você terá mais eficiência e melhor satisfação dos funcionários e pacientes.
Adicione uma avaliação diária de 15 minutos
Originalmente uma estratégia implementada em equipes de engenharia , esta é uma atividade altamente eficaz que pode ser adotada por qualquer tipo de negócio e leva apenas alguns minutos. Um dos maiores assassinos de eficiência é a comunicação deficiente.
Adicionar uma avaliação diária de 15 minutos irá melhorar a comunicação em toda a equipe e permite que você otimize a gestão do consultório. Como uma equipe, analise seu progresso no dia e identifique e priorize as tarefas restantes a serem concluídas. Existem tarefas não concluídas de ontem (radiografias que precisam ser anexadas ao prontuário dos pacientes) que ainda precisam ser concluídas?
Quais itens você não teve tempo de resolver e que podem ser enviados para amanhã? (Ou, se você terminou a lista de tarefas de hoje – o que você pode tirar da de amanhã e começar na frente?) Quais procedimentos e compromissos você precisa preparar ou confirmar hoje?
Olhe em frente — saber o que esperar na programação, quais informações do paciente precisarão ser coletadas e quais lacunas precisarão ser preenchidas é fundamental para manter o mais alto nível de eficiência e lucratividade da prática.
No final do dia, reserve alguns minutos para revisar a lista de afazeres de amanhã, avaliar e classificar itens, procedimentos, comunicações, entre outros, por prioridade. Você pode então determinar e designar prazos e atribuir itens de tarefa a cada membro da equipe com antecedência. Siga sua lista religiosamente e trabalhe para não se distrair com trabalhos menos importantes.
Observe atentamente o agendamento
Tanto para os pacientes quanto para a equipe, o agendamento adequado pode ter um grande impacto na eficiência do seu consultório. Cada minuto conta quando se trata de administrar uma prática médica eficiente.
Você conhece melhor seus pacientes. Pense em suas tendências naturais com base em seus dados demográficos – idade, localização, sexo, status de trabalho e muito mais. Você pode ter pacientes que dirigem longas distâncias. Você pode ter pacientes que sempre chegam 15 minutos mais cedo.
Leve esses hábitos em consideração durante o agendamento. Se sua primeira consulta é às 8h30, mas os pacientes tendem a aparecer às 8h15, considere pedir que sua equipe chegue às 8h para poder começar as consultas mais cedo e avançar. Você pode fazer a mesma coisa na hora do almoço.
Administrar a gestão do consultório de maneira eficiente levará a um melhor moral e maior lucratividade. Comece tentando economizar alguns minutos todos os dias e continue a partir daí. Defina a expectativa de eficiência com todos os membros da equipe, tendo uma rotina estabelecida. Isso permitirá que todos colham os benefícios de um ambiente menos estressante. Com um ambiente de trabalho mais estruturado e organizado, a satisfação do pessoal e do paciente são certamente o resultado!
Terceirize a gestão financeira
Se tem algo que toma tempo em qualquer empresa é a gestão financeira. Cuidar das contas a pagar e a receber, fazer o balanço diário e acompanhar as movimentações bancárias toma tempo e requer o máximo de profissionalismo. Afinal de contas, qualquer furo pode trazer sérias implicações.
Por isso, terceirizar a gestão financeira com um escritório de contabilidade que seja referência na área pode ser uma excelente alternativa. E nos dias atuais, a contabilidade digital permite que o empreendedor possa acompanhar qualquer movimentação em tempo real, agilizando o acesso aos dados e permitindo uma decisão mais assertiva.
Além disso, ao adotar a contabilidade digital, o médico empreendedor tem a possibilidade de otimizar ainda mais a gestão do consultório, e não precisando se preocupar pessoalmente com as finanças. E em caso de dúvida, o contato com o consultor contábil pode ser feito a qualquer momento.
Otimize a gestão do consultório
Como você acompanhou no artigo, otimizar a gestão do consultório requer disposição, força de vontade e colaboração de toda a equipe. Porém, quando isso é colocado em prática, os resultados são surpreendentes e a clínica experimenta um crescimento acima da média.
E ao adotar a contabilidade digital, o médico também tem mais segurança com a gestão financeira do consultório, além de poder dedicar mais tempo ao seu empreendimento, a atender pacientes e prospectar novos nichos de mercado.
Se você tem interesse em adotar a contabilidade digital também no seu consultório, entre em contato agora mesmo com a Contabilidade Luiz Corrêa. Temos um time de consultores que vai permitir que você otimize a gestão do consultório de uma forma inovadora!
